IT化とは？DXとの違いや意義、メリット・デメリットを解説

IT化は、企業が業務効率化や生産性向上を実現するために不可欠な取り組みです。

本記事では、IT化の定義から、デジタル化やDXとの違い、具体的な導入事例、メリット・デメリット、進め方まで詳しく解説します。RPA、勤怠管理システム、情報共有サービスなど、具体的なツールやサービス名も交えながら、企業のIT化を成功させるためのヒントをお届けします。

弊社はシステム開発会社です。まさに様々な企業のIT化導入支援をしている会社であり、会社を立ち上げてから約25年経つこれまでの経験から本記事を通してIT化することのメリットを猛プッシュしたいと思います。

1.IT化とは？

1章ではそもそも「IT化」とは何をすることなのか、似たような言葉がたくさんあるけど何が違うのか紹介していきます。

1-1.IT化とは、業務プロセスを改善すること

IT化とは、企業がITを活用して、業務プロセスやビジネスモデルを改善・変革することです。これは、単にコンピュータを導入することに留まらず、情報技術を戦略的に活用し、企業の競争力を高めることを目指します。例えば、これまで手作業で行っていた業務をソフトウェアやシステムで自動化したり、顧客とのコミュニケーションをオンラインで行ったりすることが挙げられます。

IT化は、企業の規模や業種を問わず、あらゆる組織において重要な取り組みとなっています。近年の技術革新により、IT化の選択肢はますます多様化しており、企業は自社のニーズに最適なソリューションを選択し、導入することが求められています。IT化を成功させるためには、明確な目的意識を持ち、戦略的な計画を立てることが不可欠です。

IT化は一度導入して終わりではなく、継続的に改善・最適化していくことが重要です。すぐに結果が出るようなものでもないので、長期的目線で見ておく必要があるでしょう。常に最新の技術動向を把握し、IT化戦略をアップデートしていく必要があります。例えば、AI（人工知能）やビッグデータなどの新しい技術を活用することで、これまで不可能だった高度な業務自動化や精度の高い顧客分析が可能になります。

1-2.「デジタル化」「IT化」「DX」の違いとは

「デジタル化」「IT化」「DX化」は、良く比較される言葉です。それぞれ似たような意味を持っていますが、本質的な意味は異なるのでここで押さえておきましょう。

1-3.「ICT」「IoT」との違いとは？

さらに良く混同されがちなのが、「ICT」と「IoT」です。それぞれの意味の違いも見ておきましょう。

このように、ICTとIoTは、IT化を支えて高度化するための重要な技術となっています。

 

2.IT化のメリット・デメリット

2章ではIT化することでのメリットとデメリットを紹介します。IT化するとどんな良いことが待っているのでしょうか…！？

2-1.業務効率化と生産性向上

IT化の最大のメリットは、業務効率化と生産性向上です。IT化によって、これまで手作業で行っていた業務を自動化したり、情報共有を円滑にしたりすることで、従業員の負担を軽減し、より創造的な業務に集中できるようになります。例えば、RPAを導入して定型的な事務作業を自動化したり、情報共有サービスを導入して社内の情報共有を円滑にしたりすることで、業務効率が向上します。

また、IT化によって、データの収集・分析が容易になり、経営判断の迅速化にもつながります。例えば、顧客データを分析してマーケティング戦略を最適化したり、販売データを分析して在庫管理を効率化したりすることが可能になります。

業務効率化と生産性向上は、企業の収益向上に直結するため、IT化は企業にとって重要な投資となります。IT化を成功させるためには、業務プロセスの見直しや、従業員のITスキル向上が不可欠です。業務プロセスを見直すことで、IT化の効果を最大限に引き出すことができ、従業員のITスキルを向上させることで、IT化をスムーズに進めることができます。

2-2.人材不足への対応

2つ目のメリットとして人材不足の対応が挙げられます。少子高齢化が進む日本では、人材不足が深刻な問題となっています。IT化することで業務を自動化したり、省力化したりすることで、少ない人数でも業務を遂行できるようになります。例えば、RPAを導入して定型的な事務作業を自動化したり、AIを活用して顧客対応を自動化することで、人材不足を解消することができます。

また、IT化によって、テレワークやリモートワークを導入しやすくなり、多様な働き方を実現することができます。テレワークやリモートワークは、育児や介護などの事情で通勤が困難な人材を雇用する機会を増やし、人材不足を解消する効果があります。

IT化は、人材不足を解消するだけでなく、従業員はより柔軟な働き方を選択できるようになることでワークライフバランスを改善することができます。このように、IT化は人材不足への対応策としてだけでなく、従業員の働きがい向上にも貢献します。

2-3.コスト削減効果

3つ目のメリットはコスト削減です。ペーパーレス化を推進したり、業務プロセスを自動化することで、様々なコストを削減できます。例えば、紙の書類を電子化することで、印刷代、保管費用、郵送費用などを削減することができます。また、クラウドサービスを活用することで、サーバーの購入費用やメンテナンス費用を削減することができます。

間接的なコスト削減にもつながります。例えば、業務効率化によって、従業員の残業時間を減らすことができ、人件費を削減することができます。また、情報共有を円滑にすることで、会議時間を短縮することができ、会議費を削減することができます。

IT化の導入費用は高いな～と思う人もいるかもしれませんが、使い続けることで将来的にはペイできます。また、コスト削減以外のメリットを考えたらIT化することの価値はあるのではないでしょうか。

 

3.IT化を成功させるためのステップ

3章ではIT化を進めるにあたり、どのように進めたら良いか解説します。

3-1.IT化の目的を明確化する

まずは、IT化によって何を達成したいのか、具体的な目的を明確にすることが重要です。目的が曖昧なままIT化を進めてしまうと、期待した効果が得られなかったり、無駄な投資になってしまったりする可能性があります。IT化の目的は、企業の規模や業種によって異なりますが、一般的には、業務効率化、生産性向上、コスト削減、顧客満足度向上などが挙げられます。

例えば、「業務効率を20%向上させる」「ペーパーレス化を推進する」「顧客満足度を10%向上させる」などの具体的な目標を設定すると良いでしょう。目標を設定する際には、SMARTの原則（Specific、Measurable、Achievable、Relevant、Time-bound）を意識することが重要です。

• Specific（具体的）：目標は具体的で明確であること
• Measurable（測定可能）：目標の達成度合いを測定できること
• Achievable（達成可能）：現実的に達成可能な目標であること
• Relevant（関連性）：企業の戦略と整合性の取れた目標であること
• Time-bound（期限）：目標達成の期限が明確であること

IT化の目的を明確化することで、IT化の方向性が定めることができ効果的なIT投資を行うことができます。また、目標達成度合いを定期的に測定することで、IT化の進捗状況を把握し、改善点を見つけてPDCAを回すことを意識するようにしましょう。IT化は一発でうまくいくことはなく、日々の改善が重要になってきます。

3-2.IT化する対象業務を選定する

目的を明確化したら、次にどの業務をIT化するのかを決定します。すべての業務を一度にIT化することは、時間やコストがかかるため、優先順位をつけて段階的にIT化を進めることが上手く進められるコツとなります。優先順位をつける際には、業務の重要度、改善効果、実現可能性などを考慮すると良いでしょう。業務の重要度が高く、改善効果が大きい業務から優先的にIT化を進めることが効果的です。実現可能性が低い業務は、一旦保留し技術的な課題を解決してからIT化を進めると良いでしょう。

また、IT化する対象業務を選定する際には、現場の意見を聞くことが重要です。現場の従業員は、業務の課題や改善点について最も詳しい情報を持っています。現場の意見を参考にすることで、より効果的なIT化を実現することができます。IT化の目的に合致しない業務をIT化しても、期待した効果が得られない可能性があります。

3-3.現場からのフィードバックを反映する

成功させるためには、現場からのフィードバックをもらうことも重要です。システムは、実際に業務を行う現場の従業員が利用するため、現場のニーズに合致したものでなければ、十分に活用されません。定期的に現場の意見を聞き、システムの使いやすさや機能について評価してもらうようにしましょう。

現場からのフィードバックは、システムの改善に役立てるだけでなく、IT化に対する従業員の理解を深める効果もあります。現場の従業員がIT化の意義を理解し、積極的に協力することで、IT化はスムーズに進みます。現場からのフィードバックの回収手段は、アンケート調査、インタビュー、ワークショップなど、様々な方法があります。企業は、自社の状況に合わせて最適な方法を選択し、継続的に現場からのフィードバックをもらうようにしましょう。

もちろん、フィードバックをもらってから放置しては意味がありません。フィードバックをもらって、ニーズを確認した上でシステムを改善していく。このPDCAを回すことが大事になってきます。迅速に正確にシステムへ反映することで信頼関係を構築することができ、システムの利便性にも理解してもらえるようになるでしょう。

 

4.IT化の具体的な導入事例

ここまでIT化について解説してきましたが、ここで導入事例を見て具体的にイメージを膨らませてもらえればと思います。

4-1.業務効率化を促進するRPA導入

本記事でも何度か出てきましたが、RPAについて紹介します。RPAとは、「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で、定型的な事務作業を自動化するツールとして、多くの企業で導入が進んでいます。RPAは、人間が行うパソコン操作をソフトウェアロボットが代行することで、業務効率化を実現します。例えば、請求書の処理、経費精算、データ入力などの業務をRPAで自動化することで従業員はよりマンパワーが必要な業務に集中できるようになります。

RPA導入のメリットは、業務効率化だけでなく人的ミスやコスト削減にもつながることです。ロボットは、24時間365日稼働することができ、人間のように疲れたり、集中力が途切れたりすることがありません。そのため、RPAは、大量のデータを処理したり、複雑な業務を正確に処理したりするのに適しています。RPAツールには、UiPath、AutomationAnywhere、BizRobo!など、様々な種類があります。企業は、自社のニーズに最適なRPAツールを選択し、導入することが重要です。

RPA導入を成功させるためには、自動化する業務を明確に定義してRPAロボットの設計・開発を慎重に行う必要があります。RPA導入後も定期的に効果測定を行い、改善を重ねていくことが重要となってきます。

4-2.情報共有を円滑にする共有サービス

情報共有サービスは、社内の情報共有を円滑にし、コミュニケーションを活性化するためのツールです。情報共有サービスを導入することで、従業員は必要な情報に迅速にアクセスできるようになり、業務効率が向上します。情報共有サービスには、文書管理システム、グループウェア、ビジネスチャットなど、様々な種類があります。

• 文書管理システム：社内の文書を一元的に管理し、検索や共有を容易にするためのツール
• グループウェア：スケジュール管理、タスク管理、会議室予約など、グループでの共同作業を支援するためのツール
• ビジネスチャット：リアルタイムなコミュニケーションを可能にするツール

情報共有サービスを導入する際には、自社のニーズに合ったツールを選択することが重要です。情報共有サービスを導入するだけでなく、従業員が積極的に活用することが重要です。そのためには、導入時に従業員向けの研修を実施したり、利用を促進するための施策を講じたりすることが効果的です。

近年では、クラウド型の情報共有サービスが普及しており、導入や運用が昔よりも容易になっています。

4-3.勤怠管理を効率化する勤怠管理システム

勤怠管理システムは、従業員の出退勤、休暇、残業時間などを管理するためのツールです。従来の紙ベースでの勤怠管理は、集計作業に時間がかかったり、ミスが発生したりする可能性がありましたが、勤怠管理システムを導入することで、これらの課題を解決することができます。勤怠管理システムは、従業員の労働時間を正確に把握し、給与計算を自動化することで、人事担当者の負担を軽減します。また、労働基準法などの法令遵守を支援する機能も備わっており、コンプライアンス強化にも貢献します。

勤怠管理システムには、ICカードや生体認証など、様々な認証方式があります。自社の規模や業種、従業員の働き方に合わせて、最適な認証方式を選択すると良いでしょう。近年では、クラウド型の勤怠管理システムが普及しており、初期費用を抑えて導入することができます。クラウド型の勤怠管理システムは、インターネットに接続できる環境であれば、どこからでもアクセスできるため、テレワークにも対応できます。

勤怠管理システムを導入するだけでなく、従業員が正確に打刻を行うことが重要です。そのためには、従業員向けの研修を実施したり、打刻ルールを明確にしたりすることが効果的です。勤怠管理システムは、従業員の労働時間を正確に把握し、法令遵守を支援することで、企業の労務管理を効率化することができます。

 

「IT化」まとめ

本記事では、IT化の定義、デジタル化やDXとの違い、具体的な導入事例、メリット・デメリット、成功させるためのステップなどを解説しました。IT化を成功させるためには、まず、IT化の目的を明確にすることが重要です。次に、IT化する対象業務を選定し、現場からのフィードバックを反映しながら、ITシステムを構築・運用していく必要があります。

IT化は、企業の規模や業種を問わず、あらゆる組織において重要な取り組みとなっています。この記事で解説した内容を参考に、自社の状況に合ったIT化戦略を策定し、積極的に推進していきましょう。

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