業務効率化は、コスト削減、従業員のモチベーション向上、事業拡大に不可欠です。本記事では、業務効率化に成功した企業の事例を詳細に分析し、具体的なアイデアやツール、進め方、成功のポイントを解説します。RPA導入事例から、職種別の効率化戦略、最新ツールの活用までビジネスを加速させるヒントを掲載しています。
弊社はシステム開発会社です。まさに様々な企業のIT化導入支援をしている会社であり、IT化することで業務効率化を図る支援をしています。会社を立ち上げてから約25年経つこれまでの経験から本記事を通して業務効率化の事例を紹介していきたいと思います。
1.業務効率化とは？そのメリット
本題に入る前に、業務効率化について簡単に解説していきます。
1-1.業務効率化と生産性向上の違い
| 意味 | 重点にするもの | |
| 業務効率化 | プロセスの最適化を通じて、無駄を排除し、よりスムーズな業務遂行を実現する | 組織全体の業務プロセスを見直し、最適化する |
| 生産性向上 | 同じ資源でより高品質な成果を出すこと | 個々の作業者のスキルアップやツールの改善をする |
業務効率化は、単に作業時間を短縮することだけではありません。組織がより少ない資源を使い、より多くの価値を生み出すための総合的な取り組みを業務効率化と呼びます。
よく比較されるのが生産性向上という言葉ですが、生産性向上は投入した資源に対する産出量の比率を高めることを目指します。例えば、同じ時間でより多くのタスクを完了させる、あるいは同じ資源でより高品質な成果を出すことが生産性向上に該当します。一方、業務効率化は、プロセスの最適化を通じて、無駄を排除し、よりスムーズな業務遂行を実現することを目指します。
業務効率化と生産性向上は、互いに関連し合う概念ですが、アプローチが異なります。生産性向上は、個々の作業者のスキルアップやツールの改善に焦点を当てることが多いですが、業務効率化は、組織全体の業務プロセスを見直し、最適化することに重点を置きます。例えば、会議の時間を短縮する、報告書の作成プロセスを簡素化する、といった取り組みは業務効率化に該当します。
どちらも組織の成長に不可欠な要素であり、バランス良く取り組むことが重要です。業務効率化によって無駄を排除し、生産性向上によって個々の能力を高めることで、組織全体のパフォーマンスを最大化することができます。業務効率化と生産性向上の違いを理解し、それぞれの特性を活かした戦略を策定することが、競争優位性を確立するための鍵となります。
1-2.業務効率化がもたらす企業へのメリット
業務効率化は、企業にとって多岐にわたるメリットをもたらします。時間的コストの削減はもちろんのこと、従業員のモチベーション向上、利益増大、人材不足の解消など、様々なメリットがあります。
＜時間的コストの削減＞
直接的な効果として現れます。無駄な作業を排除し、業務プロセスを最適化することで、従業員はより短い時間でより多くのタスクをこなせるようになります。これにより、残業時間の削減、人件費の抑制につながり、企業の収益性向上に貢献します。
＜従業員のモチベーション向上＞
間接的ながらも非常に重要なメリットです。業務効率化によって、従業員はより創造的な仕事に集中できるようになり、達成感や自己成長を実感しやすくなります。また、無駄な作業から解放されることで、ストレスが軽減され、ワークライフバランスの改善にもつながります。その結果、従業員のエンゲージメントが高まり、離職率の低下、生産性向上に貢献します。
＜利益増大＞
業務効率化の最終的な目標と言えるでしょう。時間的コストの削減、従業員のモチベーション向上、生産性向上などが複合的に作用し、企業の収益性を高めます。また、業務効率化によって、新たな事業機会の創出、市場競争力の強化にもつながり、持続的な成長を可能にします。
＜人材不足の解消＞
自動化ツールやシステムを導入することで、定型業務を効率化し、人的リソースをより高度な業務にシフトすることができます。これにより、限られた人材を有効活用し、人材不足を解消することができます。
これらのメリットを総合的に考えると、業務効率化は、企業の持続的な成長に不可欠な要素と言えるでしょう。具体的な事例を参考にしながら、自社に合った効率化戦略を策定し、積極的に取り組むことが重要です。
1-3.業務効率化を阻む課題
業務効率化の良さを解説してきましたが、様々な課題が待っています。現状把握の不足、目標設定の曖昧さ、従業員の理解不足など、業務効率化を阻む要因は様々です。
＜現状把握の不足＞
最も根本的な課題と言えるでしょう。自社の業務プロセスがどのように行われているのか、どこにボトルネックが存在するのかを正確に把握していなければ、効果的な改善策を策定することはできません。そのため、業務フローの可視化、データ分析、従業員へのヒアリングなどを通じて、現状を詳細に把握する必要があります。
＜目標設定の曖昧さ＞
どのような状態を効率化の成功と定義するのか、具体的な目標が設定されていなければ、改善活動の方向性が定まりません。目標は、SMARTの原則（Specific,Measurable, Achievable, Relevant,Time-bound）に基づいて、具体的、測定可能、達成可能、関連性があり、期限が明確であるように設定する必要があります。
＜従業員の理解不足＞
新しいツールやシステム導入、業務プロセスの変更など、変化に対する不安や抵抗感は、従業員のモチベーション低下、協力の拒否につながる可能性があります。そのため、従業員への丁寧な説明、十分なトレーニング、インセンティブの提供などを通じて、理解と協力を得る必要があります。
これらの課題を克服するためには、トップのコミットメント、全社的な協力体制、継続的な改善活動が不可欠です。
2.業種別！業務効率化の事例
と、課題はありますがしっかりと成功している企業もたくさんあります。ここから本題に入りますが、2章では成功事例を見ていきましょう。成功事例を見ることで自社に置き換えたときの成功のイメージが湧いてくるものもあるのではないでしょうか？
2-1.【EC】契約業務のシステム化で工数削減
健康食品や化粧品のECで知られる企業です。同社では、契約業務の効率化を目指し、契約書管理システムを導入しました。このシステム導入により、契約業務に関わる工数を大幅に削減し、様々なメリットを享受しています。
従来までは、契約書の作成／承認／保管などの業務を手作業で行っていました。そのため、契約書の検索に時間がかかったり、承認フローが滞ったりするなどの課題がありました。また、契約内容の変更履歴を管理することが難しく、コンプライアンス上のリスクも抱えていました。
契約書管理システム導入後、これらの課題は劇的に改善されました。承認フローが迅速化され、契約書の検索も容易になりました。また、契約内容の変更履歴が自動的に記録されるため、コンプライアンス強化にも貢献しています。さらに、契約書の作成業務も効率化され、担当者の負担が軽減された事例となります。
2-2.【アパレル】当たり前を見直し、業務効率を向上
国内外のファッションアイテムを販売している企業です。同社は、「当たり前」を見直すという姿勢で、業務効率化を推進して大きな成果を上げています。
従来の慣習にとらわれず、業務プロセスを根本から見直すことで、無駄を排除することに注力しました。例えば、会議の進め方、報告書の作成方法、社内コミュニケーションの手段など、長年当たり前に行われてきた業務を一つ一つ検証し、改善の余地がないか検討しました。
また、従業員の意見を積極的に取り入れ、改善活動を継続的に実施しました。現場の従業員が最も業務の問題点に気づいているという考えのもと、意見交換会やアンケートなどを通じて、改善アイデアを収集しました。そして、収集したアイデアを基に、業務プロセスの改善、ツールの導入、研修の実施など、様々な施策を実行しました。
具体的には、受発注システムの導入／在庫管理の最適化／店舗間の情報共有の促進などが挙げられます。これらの改善により、業務効率が向上し、従業員の負担が軽減されました。また、顧客対応の迅速化、品揃えの充実など、顧客満足度の向上にも繋がったという事例となります。
2-3.【通信】ITツールを活用した業務効率化
通信インフラを提供する企業です。同社は、ITツールを積極的に活用し、業務効率化を推進しています。
クラウドサービス、RPA（RoboticProcessAutomation）、コミュニケーションツールなど、様々なITツールを導入し、情報共有の円滑化、業務の自動化、コミュニケーションの活性化を実現しています。
- クラウドサービスの活用：場所や時間にとらわれずに業務を行うことができるようになり、テレワークの推進、出張費の削減などに貢献しています。
- RPAの導入：定型的な事務作業を自動化し、人的リソースをより高度な業務にシフトすることができます。
- コミュニケーションツールの活用：社内外のコミュニケーションを円滑化し、情報共有のスピードを向上させています。
具体的な導入事例としては、営業部門における顧客管理システムの導入、人事部門における勤怠管理システムの導入、経理部門における経費精算システムの導入などが挙げられます。これらのシステム導入により、各部門の業務効率が向上し、従業員の負担が軽減されました。また、データ分析基盤の構築により、経営判断の迅速化、事業戦略の策定に貢献しています。
2-4.【製造】IoTを活用した業務効率化
ある中堅製造業をしている企業では、作業進捗や設備点検記録などを紙の帳票で管理しており、記入漏れや記録ミスが頻繁に発生していました。現場の担当者は作業終了後に事務所へ戻って日報を記入し、管理者はそれを手入力でシステムに再入力するという二重作業が常態化。さらに、設備の稼働状況もリアルタイムでは把握できず、トラブル対応が後手に回ることが課題でした。
これらを解決するために、タブレット端末とIoTセンサーを活用したデジタル帳票システムを導入。現場での作業報告をタブレットから即座に入力・送信できるようになり、記録の正確性とスピードが向上しました。さらに、設備に取り付けたセンサーが温度や振動などのデータを自動で収集・分析し、異常の兆候を早期に検知できるようになりました。
作業日報の作成時間が1件あたり10分→2分に短縮され、日々の集計業務も月間で20時間以上削減。設備トラブルによるダウンタイムも20％削減され、生産性の向上に繋げることができました。
2-5.【医療】カルテを電子化し、業務効率化
ある中規模病院の例です。看護記録を紙カルテに手書きしていたため、記入漏れ・転記ミスが発生しやすく、情報の引き継ぎにも時間がかかっていました。夜勤明けの看護師が長時間残業することも多く、疲弊と業務過多が問題となっていました。
そこで、電子カルテシステムと音声入力機能付きタブレットを導入。ベッドサイドで音声やタッチで看護記録を入力できるようになり、リアルタイムでナースステーションの他スタッフとも情報共有が可能になりました。記録業務のペーパーレス化により、転記作業も不要になりました。
記録作業の時間は1患者あたり平均15分→7分に短縮され、残業時間は月30時間→10時間へと大幅に削減。夜勤者の負担も軽減し、離職率も改善しました。また、医師や他職種との連携もスムーズになり、チーム医療の質に繋げることができました。
2-6.【介護】介護記録を電子化し、引継ぎを効率化
ある介護施設の例です。介護記録を紙で記入し、毎日手作業で集計・確認を行っていました。業務の合間に記録時間を取ることが難しく、後回しになることもしばしばあり、情報共有にも遅れが生じ夜勤・日勤間の申し送りでトラブルが起こることがありました。
これを解決するために介護記録の電子化システムを導入。スタッフはタブレット端末でケア内容をその場で入力でき、記録は即時に全スタッフへ共有。バイタルや食事、排泄などの情報も一覧で確認できるようになりました。音声入力機能も活用し、高齢スタッフでも負担なく操作できるように工夫しました。
記録時間が1件あたり10分→3分に短縮され、日報・月報作成も自動化。申し送りの精度も上がり、業務の抜け漏れが大幅に減少。スタッフの残業時間も平均月10時間削減されました。利用者への対応時間が増え、サービス品質の向上にも繋げることができました。
3.職種別！業務効率化の事例
2章では業界別に見てきましたが、さらなるヒントを求めて職種別にも見てみましょう。
3-1.【経理職】RPAによる自動化で経費処理を効率化
経理部門における業務は、伝票処理、経費精算、請求書発行、入金消込など、多岐にわたります。これらの業務は、正確性が求められる一方で、定型的な作業が多く、担当者の負担が大きいという課題があります。RPAツールを活用することで、これらの定型業務を自動化し、人的ミスの削減、処理時間の短縮、業務負荷の軽減を実現することができます。
例えば、経費精算業務では、従業員が提出した経費申請書の内容をシステムに入力する作業をRPAで自動化することができます。また、請求書処理業務では、取引先から送られてきた請求書の内容をシステムに入力し、支払い処理を行う作業をRPAで自動化することができます。さらに、入金消込業務では銀行口座への入金情報をシステムに取り込み、該当する請求書と照合する作業においてもRPAで自動化することができます。
導入に際しては、業務プロセスの見直し、RPA化に適した業務の選定、RPAシナリオの作成など、入念な準備が必要です。
3-2.【人事・労務職】クラウド型システムで業務効率化
人事・労務部門では、従業員の入社手続き、給与計算、社会保険手続き、勤怠管理など、様々な業務を担当しています。これらの業務は、法改正への対応が必要となることが多く、担当者の負担が大きいという課題があります。クラウド型の勤怠管理システムを導入することで、従業員の出退勤管理、休暇申請、残業管理などを効率化し、法改正への対応も容易になり、コンプライアンス強化にも貢献します。
従来の勤怠管理は、タイムカードや出勤簿を用いて手作業で行われることが多く、集計作業に時間がかかったり、人的ミスが発生したりするリスクがありました。クラウド型の勤怠管理システムを導入することで、従業員はスマートフォンやPCから簡単に出退勤を記録することができ、管理者はリアルタイムで従業員の勤務状況を把握することができます。さらに、法改正への対応が容易であるというメリットがあります。法改正に合わせてシステムが自動的にアップデートされるため、担当者は常に最新の法令に準拠した勤怠管理を行うことができます。
また、休暇申請や残業申請もオンラインで行うことができ、承認フローもシステム上で管理することができます。これにより、申請漏れや承認遅延を防ぎ、業務の透明性を高めることができます。
導入に際しては、従業員への説明、システムの使い方に関するトレーニングなど、入念な準備が必要です。
3-3.【営業職】SFA/CRMツールで顧客管理を効率化
営業部門では、顧客情報の管理、営業活動の計画・実行、商談の進捗管理など、様々な業務を担当しています。これらの業務は、顧客との関係性を強化し、売上向上につなげるために非常に重要ですが、担当者の負担が大きいという課題があります。SFA（SalesForce Automation）/CRM（Customer RelationshipManagement）ツールを活用することで、顧客情報の一元管理、営業活動の可視化、商談進捗の把握などを実現し、営業担当者の業務効率を向上させ、売上向上に貢献します。
SFA/CRMツールは、顧客の基本情報、商談履歴、購買履歴などを一元的に管理することができます。これにより、営業担当者は、顧客に関する情報を迅速かつ正確に把握することができ、より効果的な営業活動を行うことができます。
また、営業活動の計画・実行を支援する機能も備えています。例えば、顧客へのアプローチ計画、タスク管理、スケジュール管理などをシステム上で管理することができます。これにより、営業担当者は、効率的に営業活動を進めることができ、目標達成を支援します。
他にも商談の進捗状況を可視化する機能も備えています。例えば、商談のフェーズ、担当者、金額、成約見込みなどをシステム上で管理することができます。これにより、営業マネージャーは、商談の状況をリアルタイムで把握し、適切なアドバイスやサポートを提供することができます。
導入に際しては、営業戦略の明確化、営業プロセスの見直し、従業員へのトレーニングなど、入念な準備が必要です。
3-4.【エンジニア職】CI/CDを導入し、効率化
エンジニア部門では、仕事を効率化させるには自動化できるところはどんどん自動化させることです。手動でテストやデプロイ作業をしていると非常に時間が掛かります。手動では、リリースサイクルが月1回程度が限界ではないでしょうか。開発・運用のコミュニケーションロスやバグ修正の遅延のリスクも大きくなります。
そこで、継続的インテグレーション／継続的デリバリー（CI/CD）を本格導入し、GitHub ActionsとJenkinsを連携させることで、コードのプッシュ時に自動テストとステージング環境へのデプロイが行われる仕組みを構築することができます。その結果、エンジニアはテスト結果を即座に確認でき、問題のあるコードはすぐに修正可能になります。
この取り組みにより、リリース頻度は月1回から毎日または週数回にまで増加。バグ発生から修正までの平均時間も3日→数時間に短縮され、プロダクトの品質を向上させることができます。開発スピードの加速により顧客の要望にも迅速に対応できるようになり、クライアントからの満足度の向上にも繋がるでしょう。
3-5.【受付職】受付・予約システムを導入し、効率化
続いて受付部門になります。ここではクリニックを例に挙げますが、他の業界でも同じようなことが言えるはずなので参考になればと思います。
あるクリニックでは、患者の来院受付を紙の問診票と手動で行っており、混雑時には受付待ちが発生。さらに、保険証情報や問診内容の手入力が必要で、スタッフの負担が大きい状況でした。また、電話予約と来院予約のダブルブッキングなど、予約管理にも課題がありました。
これを改善するために、自動受付システムとWeb予約システムを導入。来院者は事前にWeb上で予約・問診を入力でき、到着時は受付端末にタッチするだけでチェックインが完了。保険証はスキャンで取り込み、スタッフの手入力は不要に。予約枠の自動調整により、ブッキングミスも解消されました。
1人あたりの受付処理時間は5分→1分に短縮され、ピーク時の待ち時間が約半分に減少。受付スタッフの精神的・時間的負担も軽くなり、患者満足度も向上させることができました。
3-6.【広報職】属人化を回避して、効率化
続いて広報部門（マーケティング活動）になります。
ある企業では、プレスリリースやSNS発信、メディア対応などを個人管理しており、進捗が属人化していました。特にSNSは複数人で運用していたため投稿タイミングの重複や抜け漏れが頻発。また、プレスリリースの作成もテンプレートがなく毎回ゼロから作成しており、作業時間がかさんでいました。
そこで、SNS運用管理ツールとプレスリリースのテンプレート化＋承認フローシステムを導入。SNSは全員がダッシュボード上で予約・確認でき、投稿タイミングの最適化と分析が可能に。さらに、プレスリリースはフォーマット化されたWordテンプレートにより作成時間が半分に削減。広報責任者がオンラインで校正・承認できるようにして、作業の無駄を徹底排除しました。
SNS投稿作業の時間は週10時間→4時間に短縮。プレスリリースは平均3営業日→1営業日で配信可能になり、リードタイムの短縮により報道対応のスピードも向上させることができました。
3-7.【研究職】実験データや文献を電子化し、効率化
続いて、研究部門になります。ある大学の研究室では、実験データの記録や文献管理を紙のノートと個別のPCファイルで行っていました。複数人が同時に進める共同研究では、データの整合性や共有が困難で、確認・集計作業に無駄が多く、論文作成にも時間がかかっていました。
これを改善するために、電子ラボノート（ELN）と文献管理ツールを導入。実験データはクラウド上で共有され、コメントや修正履歴も確認可能。文献はチーム全員が同じライブラリを参照・引用できるようになり、重複検索や情報の取りこぼしがなくなりました。
データ整理や実験レポートの作成にかかる時間が40％以上削減され、共同研究のスピードが大幅に向上。論文の執筆・投稿準備も効率化され、投稿本数が前年より25％増加させることに成功しています。
3-8.【管理職】システム＋AI活用で効率化
続いて、管理職になります。いわゆる企業の偉い人のことを指していますが、進捗管理・会議準備・部下の評価など多岐にわたる業務を抱えています。日々の報連相に時間や会議用の資料作成に時間が取られてしまい、部下の業務内容を正確に把握できなくなることがありがちです。
そこで、プロジェクト管理ツールと日報共有＋AI要約ツールを導入することで、各メンバーが日報をオンラインで提出して、AIがそれを要約して管理職に通知する仕組みを構築します。すると、プロジェクト状況はダッシュボードで可視化され、会議資料も自動で生成されるようになり、部下を管理する時間を作れるようになります。
さらに、メンバーの稼働状況や課題もリアルタイムで把握できるため、的確な指示とサポートができるようになります。
「業務効率化 事例」まとめ
本記事では業界別・職種別で業務効率化の事例を紹介してきました。自分の立場に立ち返ったときに成功のイメージはできましたでしょうか？本記事は随時更新していきますので、今後さらに業界・職種の事例を増やしていく予定です。
業務効率化は、企業の成長に不可欠な要素です。それは、単にコストを削減するだけでなく、従業員のモチベーションを高め、より創造的な活動に集中できるようにすることで、企業全体の競争力を向上させるための戦略的な取り組みです。一朝一夕に達成できるものではありません。長期的な視点を持ち、全社一丸となって取り組むことが重要です。トップのコミットメント、従業員の協力、そして継続的な改善活動を通じて、業務効率化を成功させ、企業の成長を実現しましょう。
そんな弊社は業務効率化に関して、システム開発という側面から支援する企業の1つであり、システム開発会社です。お客様と一緒になってお客様の課題解決をシステムの提供という形で支援しています。また、様々な体制を組むことが強みでもあり、オフショア開発、ニアショア開発、オンサイト（常駐型）開発、受託開発など…お客様の状況に合わせてご提案いたします。相談は無料！なのでお気軽にお問い合わせください。
