デジタル化を導入することは企業にとって使命となっている時代です。それでもデジタル化するのに一歩踏みとどまっている企業も多いと言われています。
そこで、本記事ではなぜデジタル化する必要があるのか？デジタル化することでのメリットで何があるのか？を説明していきます。もし、あなたが一歩踏みとどまっていたら、本記事を以って本腰を入れていただけると幸甚です。
弊社はシステム開発会社です。まさに様々な企業のデジタル化導入支援をしている会社であり、会社を立ち上げてから約25年経つこれまでの経験から本記事を通してデジタル化することのメリットを猛プッシュしたいと思います。
1.デジタル化とは？企業における本質的な意味
実は「デジタル化」とは、単にITツールを導入することではないです。単にITツールを導入することは、「IT化」と呼ばれています。
「デジタル化」は、データとデジタル技術を活用して、業務プロセス・組織文化・ビジネスモデルを変革し、競争優位性を確立することがデジタル化の本来なる目的となります。。これは、企業が市場の変化に迅速に対応し、顧客ニーズに応じた新しい価値を提供するための戦略的な取り組みです。デジタル化を成功させるためには、先を見据えた明確なビジョンと目標設定が重要になります。
ただ単に業務をIT化しただけでは、確かに効率化できる部分もあるかもしれませんが費用対効果が薄いです。費用対効果を最大限にするためにはその先にある経営的な視点での戦略を念頭に置いておくことが重要でしょう。
それでは1章で詳しく見ていきましょう。
1-1.「デジタル化」「IT化」「DX」の違い
「デジタル化」「IT化」「DX化」は、良く比較される言葉です。それぞれ似たような意味を持っていますが、本質的な意味は異なるのでここで押さえておきましょう。
＜IT化（デジタイゼーション）＞：業務のデジタル化
既存の業務プロセスを効率化するために情報技術を導入することです。例えば、手作業で行っていた経理処理を会計ソフトで自動化することなどが挙げられます。前述の通り、単にITツールを導入することを指しています。
＜デジタル化（デジタライゼーション）＞：業務フローのデジタル化
IT化したプロセスのデータを蓄積します。そのデータを活用して業務プロセスを振り返り、より効率化を目指します。それらの行為が最終的にエンドユーザー（顧客）にまで影響させることを言います。当然ながら顧客にとってよりよくなるためのIT化が必要になってきます。
＜DX化＞：デジタルによる組織改革／新展開
デジタル技術を活用して、組織全体を変革し、新たなビジネスモデルを創出することを指します。
DXについては、 DX推進がなぜ必要なのか？推進すべき理由と成功事例を紹介 の記事をご参照ください。
1-2.企業がデジタル化に取り組むべき理由
企業がデジタル化に取り組むべき理由は多岐にわたります。
- 業務効率の向上：デジタル技術を活用することで、これまで手作業で行っていた業務を自動化し、人的リソースをより創造的な業務に集中させることができます。
- コスト削減効果：紙の使用量削減や、会議のオンライン化などにより、間接コストを削減できます。
- 顧客満足度の向上：デジタルチャネルを通じて顧客と接点を持ち、パーソナライズされたサービスを提供することで、顧客ロイヤリティを高めることができます。
- 競争優位性の確立：デジタル化の重要な目的です。
デジタル技術を活用して新たなビジネスモデルを創出し、競合他社との差別化を図ることができます。
1-3.デジタル化の具体的な進め方
デジタル化を進めるにあたっては、まず自社の現状を分析し、課題を明確にすることが重要です。次に、デジタル化の目標を設定し、具体的な計画を策定します。計画に基づき、必要なITツールを導入し、従業員への教育を実施します。導入後には、効果測定を行い、改善点を洗い出します。
デジタル化は一度きりの取り組みではなく、継続的に改善していくことが重要です。顧客からのフィードバックを収集し、サービスやプロセスを改善していくことで、より効果的なデジタル化を実現できます。アジャイル開発手法を取り入れることで、迅速なプロトタイプ作成、テスト、反復的な改善サイクルを確立し、変化に柔軟に対応することも有効です。PDCAを確立することが重要でしょう。
2.企業がデジタル化で得られる5つのメリット
デジタル化を推進することで、企業は様々なメリットを享受できます。
- 業務効率の改善
- コスト削減
- 迅速な意思決定
- 柔軟な働き方の実現
- ビジネスチャンスの創出
これらのメリットは、企業の競争力を高め、持続的な成長を可能にします。それぞれのメリットについて、2章では詳しく紹介したいと思います。
特に中小企業は大企業と比較してリソースが限られているため、デジタル化による効率化の効果は特に大きいです。クラウドサービスの活用、業務プロセスの自動化、データ分析による意思決定の迅速化などは、中小企業の成長を加速させる鍵となるでしょう。
2-1.業務効率の大幅な改善が見込める
デジタル化によって、これまで手作業で行っていた業務を自動化し、大幅な業務効率の改善が期待できます。
例えば、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入することで、ルーティンな事務作業を自動化することができます。その分、社員は別の業務に時間を費やすことができるようになります。
また、クラウド型の業務システムを導入することで、場所や時間にとらわれずに業務を行うことができ、社員の生産性を向上させることができます。業務プロセスを可視化し、ボトルネックとなっている箇所を特定することで、より効果的な改善策を講じることができるようになります。
2-2.コスト削減の効果が見込める
デジタル化は、コスト削減にも大きく貢献します。
例えば、ペーパーレス化を推進することで、紙代や印刷代などのコストを削減できます。また、クラウドサービスを活用することで、自社でサーバーを管理する必要がなくなり、ITインフラの運用コストを削減できます。他にも、オンライン会議を導入することで、出張費や会議室のレンタル費用を削減できます。
これまでは当たり前に掛かっていたコストを削減することで有益なことに資金を回せるようになります。会社が先に進めるには必要なことではないでしょうか。
2-3.データ分析による意思決定ができる
デジタル化によって、データに基づいた迅速な意思決定が可能になります。
例えば、BI（ビジネスインテリジェンス）ツールを導入することで、社内に蓄積されたデータを可視化し、経営判断に必要な情報をリアルタイムで把握できるようになります。これまで感覚でやっていたこともデータ分析することでしっかりとしたエビデンスに基づいてハンドリングできるようになります。顧客のニーズを思い込みで対応していたが、実は顧客のニーズは違うところにあった…みたいなことも避けられるようになります。感覚では失敗する確率も高くなってしまうので、データに基づいて行動することも重要かもしれません。
また、ビッグデータを分析することで新たな顧客ニーズを発見し、新商品やサービスを開発することにも繋げることができるでしょう。
2-4.顧客満足の上昇が見込める
デジタル化によって、より顧客満足を高める可能性が広がります。ないよりはあった方が良いものがあります。
例えば、顧客管理システム（CRM）を導入して、顧客情報を一元管理することで、顧客ニーズに合わせてスピーディーに対応することができるようになります。顧客からしたら、スピーディーな対応は喜ばしいことかもしれません。
BtoC向けであれば、チャットボットを導入して、24時間365日の顧客対応できるようにすることも良いかもしれません。担当者からの回答を待つ時間が億劫な人も多いです。またチャットボットは良くある質問をAIでまとめて、それに対する回答もAIが学習することもできるでしょう。これを人がやっていたら人によって回答がまちまちだったり、人が学習する時間も必要になってきます。AIに対応させることで、顧客満足度も上がるのではないでしょうか。
2-5.新たなビジネスチャンスの創出
デジタル化は、新たなビジネスチャンスの創出にもつながります。
例えば、ECサイトを立ち上げることで、新たな販路を開拓できます。これまで電話やFAX、店頭で販売していたものをECサイトからも購入できるようにすることで大幅な売り上げアップが期待できるでしょう。今ではネットで購入できるのは当たり前の時代です。楽天やAmazonで販売するだけでも影響は大きいと思いますので、試してみてはいかがでしょうか。
アジャイル開発やリーンスタートアップの手法を取り入れることで、迅速なプロトタイプ作成と市場投入が可能となり、新しいビジネスチャンスを掴む可能性が高まります。
※アジャイル開発については、 アジャイル開発とは？メリットやデメリットをわかりやすく解説 の記事で詳細を解説しています。
※プロトタイプ開発については、 プロトタイプ開発とは？ウォーターフォール開発との違い の記事で詳細を解説しています。
3.デジタル化を成功させるための４ステップ
デジタル化を成功させるためには、計画的なステップを踏むことが重要です。
- 現状分析と課題の明確化
- 最適なITツールの選定と導入
- 効果測定と継続的な改善
- セキュリティ対策の強化
上記が主なステップとなります。これらのステップを着実に実行することで、デジタル化を成功に結び付けることができるのではないでしょうか。
3章ではそれぞれのステップの詳細を見ていきましょう。
3-1.現状分析と課題の明確化
デジタル化を始める前に、まずは自社の現状を分析し、課題を明確にすることが重要です。
業務プロセスを可視化し、ボトルネックとなっている箇所を特定します。従業員へのアンケートやヒアリングを行い、現場のニーズを把握します。競合他社のデジタル化の状況を調査し、自社の立ち位置を確認します。
これらの分析結果をもとに、デジタル化によって解決したい課題を明確にします。課題を明確にすることで、最適なITツールを選定し、効果的なデジタル化計画を策定することができます。SWOT分析やPEST分析などのフレームワークを活用することも有効です。
3-2.最適なITツールの選定と導入
続いて、現状分析の結果に基づき、最適なITツールを選定して導入します。
ITツールを選定する際には、自社の課題を解決できるかどうか、費用対効果はどうか、操作性はどうかなどを考慮します。導入時には、従業員への教育をしっかりと行い、ITツールを使いこなせるようにサポートする必要が出てきます。導入後には、効果測定を行い、必要に応じて改善を行います。
クラウドサービス、SaaS型ツール、オンプレミス型ツールなど、様々な選択肢があります。自社のIT環境や予算に合わせて最適なものを選ぶようにしましょう。
正直、たくさんありすぎてわからない…そんな時は、外部の会社にコンサルしてもらうのも1つの手段でしょう。弊社・ICDでも相談を受け付けておりますのでいつでもお問い合わせください！相談は無料です。
3-3.セキュリティ対策の強化
デジタル化を進めるにあたっては、セキュリティ対策の強化が不可欠です。近年は情報漏洩は企業にとって大ダメージを与えることになっています。情報漏洩を防ぐためにもセキュリティ対策の強化は必須です。
まずは身内から綻びが出ないようにセキュリティポリシーを策定し、従業員へのセキュリティ教育を実施しましょう。セキュリティ教育も1回だけではなく、毎月1回等…定期的に実施することが重要です。
システム（ハード）にも当然ながらセキュリティ対策が必要になってきます。導入したITツールは定期的に脆弱性診断を行います。万が一、セキュリティインシデントが発生した場合に備えて、インシデント対応体制を予め想定しておきましょう。インシデントが発生した時は迅速な対応が必要になってきます。場当たり的な対応では遅れに遅れて、被害が拡大してしまう恐れが多いです。
また、中小企業は大企業と比較してセキュリティ対策が脆弱な場合が多いため、特に注意が必要です。外部の専門会社にセキュリティ対策を委託することも有効でしょう。
3-4.効果測定と継続的な改善
最後にITツール導入後には、効果測定を行ってデジタル化の成果を評価するようにしましょう。
具遺体的なKPIを設定して定期的にKPIの振り返りを実施します。効果測定の結果に基づき、改善点を洗い出して継続的に改善を行うことで、より良くしていくことが重要です。従業員からのフィードバックを収集し、ITツールの使い方や業務プロセスを改善していくことで、より効果的なデジタル化を実現できます。
ITツールを導入して、一発で上手くいくことはほとんどありません。日々の改善の積み重ねで素敵なITライフワークが遅れるようになります。
4.デジタル化の成功事例
それでは具体的にデジタル化に成功した事例を見てみましょう。成功事例を知ることでより具体的にイメージができるようになるのではないでしょうか。本記事では、3社の事例を紹介します。
事例1：自動車販売会社
ある自動車販売会社の成功事例です。この会社は様々なデジタル化の取り組み売上向上に成功しました。
具体的な取り組みは以下の通りです。
- 顧客管理システム（CRM）を導入して顧客情報を一元管理することで、顧客満足度を向上
- デジタルマーケティングを強化し、オンラインでの集客を増加＝売上高が大幅に増加
- 顧客データを分析し、顧客ニーズに合わせた情報提供やキャンペーンを実施
- タブレット端末を導入し、営業担当者が外出先でも顧客情報を確認できるようにし業務効率を向上
事例2：建設会社
続いて、ある建設会社の事例となります。
- 建設業界向けのクラウド型業務システムを導入し、業務効率を大幅に改善
- モバイルアプリを導入し、現場担当者がスマートフォンやタブレット端末から進捗報告や情報共有を行えるようにすることで、現場と事務所間のコミュニケーションを円滑化
これまで手作業で行っていた見積もり作成や請求書発行などの業務を自動化し、従業員の負担を軽減できました。さらに現場の進捗状況をリアルタイムで把握できるようになったため、迅速な意思決定ができるようになりました。結果的に従業員の残業時間が減少し、働きやすさが増し従業員の定着にも繋げることができました。
事例3：老舗旅館
最後に、ある地方の老舗旅館の事例です。
- 予約管理システムと顧客管理システムを連携
顧客の属性や過去の利用履歴に基づいた、きめ細かいサービスを提供するようにしました。以前は手作業で行っていた顧客情報の管理をデジタル化することで、顧客一人ひとりの好みに合わせた客室の準備や食事の提供ができるようになりました。
- AIを活用したチャットボットを導入し、多言語での問い合わせ対応
- SNSを活用した情報発信
- データ分析に基づいたマーケティング戦略
上記3点を実施したことで若い世代の顧客獲得、外国人の顧客獲得、さらには顧客満足度が高まりリピーターが増加。客室稼働率の向上にも繋がったと言います。
3つの業界におけるデジタル化の成功事例を見てみました。自社に置き換えたとき、何となく成功のイメージは掴めたでしょうか。
「デジタル化」まとめ
デジタル化は、中小企業が持続的な成長を遂げるための重要な戦略です。業務効率の改善、コスト削減、迅速な意思決定、柔軟な働き方の実現、そして新たなビジネスチャンスの創出など、様々なメリットを享受できます。
デジタル化を成功させるためには、現状分析と課題の明確化、最適なITツールの選定と導入、効果測定と継続的な改善、セキュリティ対策の強化といったステップを着実に実行することが重要です。成功事例を参考にしながら、自社に合ったデジタル化戦略を策定し、積極的に取り組んでみてはいかがでしょうか？
弊社もデジタル化を支援する企業の1つであり、システム開発会社です。お客様と一緒になってお客様の課題解決をシステムの提供という形で支援しています。また、様々な体制を組むことが強みでもあり、オフショア開発、ニアショア開発、オンサイト（常駐型）開発、受託開発など…お客様の状況に合わせてご提案いたします。相談は無料！なのでお気軽にお問い合わせください。
