あなたは今、社内の一部業務もしくは全部をアウトソーシングしようと模索しているところではないでしょうか？アウトソーシングすることによって、社員をコア業務に集中させ、会社全体の底上げにつながるケースは多いです。
システム開発やアプリ開発のアウトソーシング先として、選ばれることが多い弊社がアウトソーシングのイロハを解説いたします。弊社は特に海外の人材を活用したシステム開発・アプリ開発を得意としている会社です。
本記事を読んでいただき、アウトソーシングする判断材料に少しでもお役に立てたら幸甚です。
1. アウトソーシングとは
そもそもアウトソーシングって何？を1章では解説していきます。
アウトソーシングとオフショアの関連性については、以下の記事でまとめています。
1-1. アウトソーシングとは、社内の業務を外注すること
アウトソーシングとは、社内の業務の一部または全部を外注することです。自社に不足している人材（数・スキル）やサービスを外部の別会社に依頼することで、会社全体の底上げや競争力強化にも繋がります。
1-2. アウトソーシングと人材派遣の違い
人材派遣とは、派遣してくれる会社と雇用関係にある人材が発注者の指揮命令のもと業務をすることです。発注者が直接指示を出して、派遣人材を管理することになります。
一方、アウトソーシングは受注者が人材配置から指示出しまで、すべて責任を持って業務をすることになります。人材の手配や管理をしないで済むのでアウトソーシングの方が自社の負担は少なくなります。
＜アウトソーシング＞
＜派遣＞
2. アウトソーシングの事例が多い業務と少ない業務
アウトソーシングが向いている業務と向いていない業務があります。ここでは具体的にどんな業務が事例として多いか紹介します。今回、アウトソーシングをする予定の業務が含まれているか確認しましょう。ない場合は、この場合はどうなの？をお気軽にご相談ください！
2-1. アウトソーシングの事例が多い業務
アウトソーシングの事例が多い業務としては、発注者側である程度、やりたいことが決まっている（完成イメージができている）業務もしくは、ルーティン化がしやすい業務が多い傾向にあります。いずれも管理が煩雑になりづらい特徴があります。
具体的には、以下の業務が向いていると言われています。
これらの業務をマニュアル化・仕様化することで、アウトソーシングを最大限に生かすことができるでしょう。
- 事務業務（営業事務、経理事務、総務事務など）
- ヘルプデスク/コールセンター
- システム開発（社内システムの保守・運用、新規アプリ開発など）
- 情報セキュリティ（セキュリティの運用、認定の申請など）
- 営業（既存顧客営業、新規開拓営業など）
- 受付（来訪者の受付、会議室の管理など）
- 採用（新規・中途採用に向けた取り組み、応募者の管理など）
2-2. アウトソーシングの事例が少ない業務
アウトソーシングが不適切な業務もいくつかあります。アウトソーシングすることもできますが、管理が煩雑になり、生産性低下の要因になりかねない業務になります。
これらの業務はアウトソーシングが不適切かもしれません。
（1）新しい事業の構想、企画立案
新しい事業は今後の会社の運命を左右するかもしれません。これをアウトソーシングすると、他社にもその情報が知れ渡ってしまうため、外部流出の恐れが高まります。そのため、新しい事業がスタートするまでは、内部で完結することをおススメします。
（2）現金及び有価証券を取り扱う業務
盗難や紛失が発生したときに、責任の所在が曖昧になります。社員で対応することをおススメします。
（3）独占業務（弁護士、会計士、税理士など資格が必要な業務）
資格がないと進めることができない業務があります。それらは専門家に依頼するようにしましょう。
3. アウトソーシングのメリットとデメリット
アウトソーシングの概要については、把握できましたでしょうか。続いて、メリットとデメリットを紹介します。
3-1. アウトソーシングのメリット
（1）社外の専門的な知識を活用できる
専門的な知識を活用することにより、社内でやるよりもより効果的な結果を得られることができます。
（2）コストを削減できる
固定費を変動費に変更することができ、プロジェクトごとにコストを最適化できます。また、外部の人材を活用することで自社で雇うよりも労働コストを低くすることもできます。
（3）時間を節約し、リソースを集中できる
専門的な知識を使うことにより、社内の特定の業務やプロジェクトを外部に委託することで、自社リソースを節約し、時間を有効に活用できます。これにより主要な業務に集中できるため、業務の効率が向上します。より効果的な結果を得られることができます。
（4）人手不足で断念した仕事を受けられる
社員の手で動かしていた部分を外注することで、その分リソースを空けることができます。空いた人材を別のプロジェクトの立ち上げにあてがうことができるようになります。
3-2. アウトソーシングのデメリット
（1）社内のノウハウとして残りづらい
社内のノウハウとして蓄積されづらいので、応用を効かせて発展させて、新しいビジネスや新しい発想に繋ぐ可能性が低くなります。また、これまでの社内のノウハウを外部に多少なりとも漏洩することになります。
（2）コミュニケーションが取りづらい
外部のチームや個人のコミュニケーションは、時差や文化の違いなどからコミュニケーションロスが生じる課題があります。十分なコミュニケーションが取れないと、プロジェクトの理解や進捗管理に支障をきたす可能性があります。
（3）情報漏洩のリスクがある
情報漏洩の防止や機密性の担保のために、信頼性のある外部パートナーを選定し、適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。外部パートナーが自社の情報を漏洩した場合でも、自社に責任を問われます。
（4）コストパフォーマンスが合わないことがある
コストを抑えることが目的で外注を検討する方もいますが、会社選びを間違うと、見積もり以上の金額を請求されたり、見積もり金額が他社と比較して高い金額を提示する会社もあります。最終的に、自社で新規人材を採用した方が安く済む場合もあります。
4. アウトソーシングの進め方
4章からは実際にアウトソーシングを導入する場合の進め方を解説いたします。
4-1. アウトソーシングする前の下準備
まずは、外注先を選定する前に下準備が必要です。以下の項目について、明確にしましょう。
- 外注する目的
- 目的を達成するために必要なスキルと人数
- 外注に掛けられる予算
- 業務を完了させる納期
- 上記3つの優先順位
例えば、このような整理を事前にしておく必要があります。
（例）
- 外注する目的：自社ではスキル不足なため
- 目的を達成するために必要なスキルと人数：Java経験年数5年以上を3名
- 外注に掛けられる予算：1,500万円以内（予測：60万円×3名×6ヶ月＝1,080万円）
- 業務を完了させる納期：半年
- 上記3つの優先順位：スキル＞納期＞予算
4-2. 課題にあったアウトソーシングの手段を選択
外注の選択肢として大きく3つに分類することができます。それぞれの特徴を踏まえて今回のプロジェクトにマッチする手段を選択するようにしましょう。
タイプ | こんな人におススメ | こんな人には向かない |
国内企業 |
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フリーランス |
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海外企業（オフショア） |
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4-3. アウトソーシング先の会社を選定
初めてお願いするときは発注先の会社がどんな会社か分からないし、クオリティなども不安に思うかもしれません。
不安を払拭するために表面上で確認できることはあるので、事前に確認しておきましょう。
4-3-1. 基本情報を調査
※社内で外注するための規定が設定されている場合は、所属している会社の規定に沿ってまずは対応してください。
ここでは、打ち合わせをする前にWEB上で調べることができる会社の基本情報を紹介します。ここに記載されている要件をクリアしている会社であれば信頼度は高まるかもしれません。
（1）過去5年の売上が右肩上がり
- 過去5年間右肩上がりで上昇している会社はビジネスが回っている証拠として見て良いでしょう。
（2）資本金1,000万円以上
- 資本金があまりにも低いと茶威力がない会社と見られます。何かトラブルなどが生じた際に、支払遅滞や支払能力無しという可能性が出てきます。
（3）帝国データバンクでの評価
- 帝国データバンクで、その会社の評定をしてもらうことができます。
（4）過去の裁判沙汰等のトラブル確認
- 過去に大きなトラブルを起こしていないか確認しましょう。信用度に繋がる問題なので、大事なところになります。
（5）口コミサイトの検索
- 実際の利用者の声は参考にすべき要素の1つです。ただ、鵜吞みにしすぎるのも危険なので１つの指標として参考にしてください。
※社内で外注するための規定が設定されている場合は、所属している会社の規定に沿ってまずは対応してください。
（6）これまでの実績を確認
- コーポレートサイトに掲載されているケースが多いので、まずはホームページを確認しましょう。
- それだけでは不安 or 掲載されていない場合は、直接問い合わせて類似実績を出してもらいましょう。
※実績を見てしっくりこない場合は、他の会社が良いかもしれないです。
（7）個人情報取り扱いに関する資格を確認
- 「ISO27001（ISMS）」を取得しているか
組織が情報セキュリティを確保するための仕組みを構築・運用できていることを証明するセキュリティに関する国際規格の認証です。国際規格なので、下記のPマークよりも難易度は高めともいえるでしょう。
- 「Pマーク」を取得しているか
Pマークとは、個人情報の適切な取り扱いを行っていることを示す日本独自の認証です。日本工業規格に基づく監査が必要で、Pマークの取得には特定の要件を満たす必要があるので、取得している企業は個人情報を適切に取り扱っている証拠にもなります。
（8）比較サイトを利用する
- 比較サイトで複数の企業からの提案を見ることで、比較検討がよりしやすくなると考えられます。ただ、上記の確認ポイントや、次項で解説する内容を網羅している会社を優先することを忘れないようにしてください。
4-3-2. 体制を確認
（1）体制構築までに要する時間
素早く体制構築ができない場合、納期の見直しなどを検討しないといけなくなります。必ずいつから作業が開始できるか確認しましょう。
（2）商流の確認
場合によっては、2次請け・3次請けをしている可能性があります。商流が深くなるほど管理がしづらくなり、何かトラブルが起きたときの責任の所在も複雑になってしまうので、再委託する場合は事前に相談してもらうようにしましょう。
4-3-3. 金額を確認
（1）参考見積の作成依頼
- 最終的な決め手となることが多いのが金額になります。自身の予算と照らし合わせて確認しましょう。
- 1社だけでなく、3社程度から見積もりを取得するようにしましょう。
- 安いに越したことはないですが、断トツに安い場合は、依頼の齟齬や安くできるカラクリがあるかもしれないので、金額と依頼内容の認識の最終確認をしましょう。
（2）見積もりをもとに金額交渉
- 最初に提示された金額は、いろいろ上乗せにされている可能性が高いです。金額交渉して、1円でも安くできるようにお願いしましょう。
- 交渉するときは、「他社よりも貴社の信頼を買っているが、金額で社内決済が通らず、他社は●●円なので、●●円（他社の金額に近いところ）まで下げられないか？」のような常套手段があります。
- 金額が着地したら注文書と請書を取り交わすようにしましょう。 ※必要ない場合もあります。
4-4. アウトソーシング先を選定後の進め方
外注先が決まった後の流れを4-4では紹介します。
4-4-1. 作業開始までの進め方
（1）契約関係の締結（業務委託、秘密保持など）
業務を依頼する人材を選定し、要件が合意したら、業務委託契約と秘密保持契約を結びます。契約書には法的な規定や責任範囲だけでなく、業務の範囲や支払い条件、期日、著作権、損賠賠償などの項目を盛り込む必要があります。かなり重要なフェーズですので、後のトラブル回避のためにも丁寧に契約内容を決めるようにしましょう。
（2）具体的な業務内容の説明
業務内容を具体的に説明します。業務開始後に依頼の追加や変更が発生したときは、速やかに連絡して報酬や納期などの条件の調整も行いましょう。
4-4-2. 作業後～納品までの進め方
（3）作業の進捗管理
作業が開始しても、放置せずに定期的に進捗管理することが重要です。可能な範囲で週に1回定例会を実施して進捗を共有してもらえるのがベストでしょう。結果的に納品後の大きな乖離や質の高い納品に繋がるでしょう。
事前にトラブルが発生したときの緊急連絡先や誰が何をするのか体制図を提供してもらうようにすればより解像度高くコントロールすることができるでしょう。
4-4-3. 納品～請求までの進め方
（4）履行内容の確認
納品報告を受けたら履行内容の確認をしましょう。事前に取り決めした契約内容に沿って行われたか確認します。修正の必要があれば、修正指示をして再納品を依頼するようにしましょう。進捗管理をしっかりとしていれば大きな修正点は生じないはずです。
（5）報酬の支払い
業務完了後に、請求書を受け取り契約書の支払条件に沿って支払いしましょう。
5. まとめ
アウトソーシングの概要等、全般的なことを本記事ではまとめてきました。外国人材を活用したアウトソーシングを検討している方は是非、弊社までお問い合わせください。弊社は会社を立ち上げたから25年が経ちます。オフショア開発、ニアショア開発、常駐型と様々な形で体制構築できることが強みです。システム開発で行き詰った時には、どんな些細なことでも、お気軽にお問い合わせいただければと存じます。
